Realizzazione del sistema informativo SUAPE Sardegna

L’attività di supporto agli Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP) da parte della Regione Autonoma della Sardegna ha preso avvio nell’ambito della programmazione comunitaria 2000/2006.

Nel ciclo di programmazione 2007/2013 la Giunta Regionale, preso atto dei risultati raggiunti, ha rilevato che la Sardegna si è trovata pronta al rispetto dell’obbligo dell’invio telematico delle pratiche a seguito dell’entrata in vigore del DPR 160/2010. Tale obbligo, unito al conseguente aumento esponenziale del numero di pratiche e all’ampliamento delle competenze dei SUAP (D.Lgs. 59/2010), ha imposto un ulteriore potenziamento dell’intero sistema informatico.

Forti dell’esperienza SUAP sull’intero territorio regionale è stata avviata una fase di sperimentazione dello Sportello Unico per l’Edilizia (SUE), conclusa 31/12/2015.
Al fine di mantenere e migliorare ulteriormente il vantaggio competitivo raggiunto dalla Regione Autonoma della Sardegna in tema di semplificazione amministrativa, si è agito contemporaneamente su più piani al fine di unificare SUAP e SUE in un nuovo soggetto, lo Sportello Unico per le Attività Produttive e l’Edilizia (SUAPE), che riunisse le competenze dei due uffici e gestisse le procedure in maniera uniforme.

Sul piano legislativo, la DGR del 11/08/2015, n. 41/8 ha approvato il Disegno di legge concernente “Norme sulla qualità della regolazione e di semplificazione dei procedimenti amministrativi”. 
Sul piano tecnologico, la riforma è stata accompagnata dalla realizzazione di un nuovo sistema informativo capace di gestire tutte le fasi procedurali del nuovo procedimento SUAPE, realizzato in modo da replicare i risultati già raggiunti, ma con l’implementazione di nuove funzioni e con la totale reingegnerizzazione e sistematizzazione delle funzionalità esistenti, al fine di garantire un utilizzo più facile da parte degli utenti e la piena interoperabilità con i sistemi informativi in uso presso i diversi assessorati regionali e gli enti terzi in generale.

Motivazione e obiettivi: 

 

L'implementazione dell'intervento è motivato dalla necessità di adeguare il sistema informativo in base alle nuove esigenze e volumi di pratiche, in modo che sia capace di gestire tutte le fasi procedurali proprie del nuovo procedimento SUAPE.
I sistemi SUAP e SUE erano infatti inadeguati a gestire l'impatto delle nuove disposizioni, che hanno provocato in breve tempo un notevole incremento dei procedimenti e necessitato una gestione più semplice e più aderente al dettato normativo.
Inoltre il sistema informativo SUAP, realizzato nel 2010 con tecnologie superate, mal si prestava ad essere modificato nella sua struttura; nei cinque anni in cui è stato utilizzato massivamente sul territorio, si sono resi necessari più volte correttivi ed implementazioni di nuove funzionalità che sono apparse sempre più critiche a causa della struttura rigida del sistema, costringendo ad adottare soluzioni di compromesso facilmente realizzabili, ma che non soddisfano appieno le esigenze degli utilizzatori.
La finalità generale dell’intervento è la realizzazione di un’unica piattaforma tecnologica integrata per la gestione dell’intero ciclo di vita delle pratiche che afferiscono al costituendo SUAPE, in modo da garantire al cittadino un solo punto di accesso e attribuire a un singolo ufficio tanto le competenze esercitate dal SUAP quanto le competenze relative all’edilizia privata.

L’intervento persegue inoltre i seguenti obiettivi: 

  • potenziare ed estendere i servizi e le funzionalità erogate ai diversi soggetti attraverso la attuale piattaforma tecnologica SUAP e SUE in funzione presso la Regione Autonoma della Sardegna;
  • interoperabilità dei dati e dei servizi verso soggetti interni ed esterni alla Regione Autonoma della Sardegna attraverso l’implementazione e la gestione dei servizi di bus che contribuiranno ad aumentare la sicurezza, la flessibilità e la gestibilità attraverso una architettura SOA, evitando la ripetizione di investimenti importanti e garantiranno una facilitazione ulteriore nel dialogo da e verso sistemi informativi esterni al SUAPE;
  • identificazione e generazione di misure e indicatori a supporto delle decisioni e di valutazione della qualità anche attraverso sistemi di business intelligence che contribuisca a produrre anche open linked data;
  • predisposizione all’utilizzo del Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID), secondo le indicazioni della Agenzia per l'Italia Digitale;
  • predisposizione all’utilizzo del sistema pagamenti elettronici attraverso il servizio “pagoPA”, secondo le indicazioni della Agenzia per l'Italia Digitale, per dare la possibilità a cittadini e imprese di effettuare qualsiasi pagamento verso le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di servizi di pubblica utilità in modalità elettronica;
  • assicurare l'efficienza dell'attività amministrativa nell'ambito dei procedimenti autorizzativi concernenti l'esercizio di attività produttive con la formazione del personale interessato;
  • supportare la gestione del cambiamento nell’ottica di assicurare l’assimilazione, da parte delle strutture organizzative, di cittadini e imprese, dei nuovi metodi e procedure, minimizzando così l’impatto sull’operatività quotidiana della macchina amministrativa;
  • migliorare l’accesso alle tecnologie dell’informazione da parte degli imprenditori, favorendone l’impiego e quindi rafforzando i livelli di competitività del comparto economico potenziando il progetto TS/CNS (firma digitale) con una diffusione più capillare sul territorio e l’offerta di un servizio di assistenza che offra supporto e accompagnamento nella creazione delle pratiche digitali e nell’utilizzo del software.
Attività: 

 

Lo sviluppo della nuova piattaforma SUAPE si è sviluppata seguendo le seguenti fasi e attività:

  • Realizzazione ed installazione della piattaforma tecnologica;
  • Gestione transitorio e migrazione banche dati;
  • Supporto al change management,
    comprendente:
    a. Comunicazione;
    b. Formazione;
  • Gestione della piattaforma tecnologica,
    comprendente:
    a. Supporto all’Amministrazione nella gestione operativa e sistemistica;
    b. Servizio di help desk;
    c. Manutenzione adeguativa;
    d. Manutenzione evolutiva.
Destinatari: 

   

  • Amministrazioni ed Enti Locali;
  • Sportelli SUAPE del territorio;
  • Cittadini;
  • Imprese (attività produttive, edilizia);
  • Professionisti (tecnici, progettisti, etc.).
Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Bando di gara
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

 

L'intervento è stato sviluppato e progettato dagli uffici della Direzione generale industria della Regione Autonoma della Sardegna anche attraverso l'attività di un progettista esterno selezionato per l'attività. Il bando di gara è stato aggiudicato al RTI con mandataria DEDA GROUP SpA, TBRIDGE S.p.A. e COMPUCART Società Cooperativa, mandanti, per un importo complessivo pari ad € 1.336.000,00, IVA esclusa.

Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno all'ente/agli enti appartenente ad una medesima unità organizzativa
Collaborazioni: 

 

La progettazione e la validazione della piattaforma si è avvalsa del contributo degli stakeholder territoriali (Comuni, Unioni di Comuni e altri soggetti competenti nel procedimento SUAPE).
Tra le attività del coordinamento regionale SUAPE vi è il monitoraggio continuo dell'operatività del sistema e il recepimento di segnalazioni e suggerimenti relativi alle funzionalità. Inoltre per la validazione della piattaforma è stato costituito un gruppo ristretto di operatori e amministratori di sportelli SUAP.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

 

L'output principale dell'intervento è il sistema informativo SUAPE della Regione Sardegna.

La soluzione si sviluppa come la reingegnerizzazione completa del sistema precedente e segue l’approccio delle architetture a servizi (SOA), costituita da sottosistemi tra loro integrati al fine di agevolare la gestione delle informazioni, l'evoluzione e manutenzione della stessa oltre a disaccoppiare le componenti destinate a funzioni differenti e garantire maggiore portabilità, manutenibilità, flessibilità.
Si compone di: User layer sviluppato con tecnologie HTML5 e CSS3; Business layer sviluppato con framework Spring; gestione dei workflow sviluppata con JBPM; DB engine implementato secondo lo standard Hibernate/JPA; il Data layer, che comprende le banche dati a supporto del sistema, atte ad ospitare dati di configurazione, i dati operazionali e geografici e il repository documentale.

Il sistema nasce per essere interoperabile e integrabile con altri sistemi dell'amministrazione regionale o di altri soggetti.
A titolo di esempio, si interfaccia con l'IDM regionale, che a sua volta è responsabile dell'autenticazione con tessera sanitaria o SPID, così come con i webservices delle Camere di Commercio. Espone propri servizi web per la consultazione e operatività sulle pratiche.

Risultati attesi: 

 

Il sistema ha l'ambizione di risolvere la complessità procedimentale che caratterizza gli adempimenti a carico delle imprese e dei cittadini per l’'acquisizione di atti di concessione, localizzazione, pareri, rilasciati da una pluralità di Amministrazioni, unificare e standardizzare le procedure per i diversi soggetti utilizzatori velocizzando i procedimenti e assicurando tempi certi.
Il sistema deve essere quindi in grado di gestire tutte le tipologie procedimentali in essere e future attraverso una unica interfaccia. Tutte le vecchie pratiche devono essere migrate contestualmente alla messa in esercizio.

Risultati raggiunti: 

 

Superata una fase di avvio critica, durata 2-3 mesi, durante la quale è stato necessario apportare diversi correttivi e gestire il cambiamento, il nuovo SUAPE è entrato a regime, arrivando a gestire circa 1.700.000 accessi autenticati/anno con picchi di oltre 10.000 accessi/giorno. Il sistema ha registrato oltre 84.000 pratiche presentate /anno con picchi di oltre 500 pratiche/giorno, con un flusso continuo e ininterrotto durate weekend e festività. 
Il parco utenti della piattaforma è costituito da circa 6.000 Operatori SUAPE e Enti Terzi su 2.700 Enti Terzi.
In 11 mesi circa 67.000 soggetti diversi hanno movimentato pratiche, con circa 764.000 comunicazioni e circa 1.540.000 PEC inviate.
A febbraio 2020 il sistema contava circa 486.000 e 16.300.000 documenti.

Punti di forza: 

 

La condizione particolare di Regione Sardegna rispetto allo sviluppo del servizio SUAPE ha certamente costituito un punto di forza per il successo dell'operazione.
La Regione ha infatti seguito un percorso lungo e articolato nell'adozione di servizi per il SUAP e da oltre un decennio si pone come soggetto gestore e armonizzatore rispetto al procedimento nel contesto regionale. Il gruppo di lavoro che si occupa di SUAP e semplificazione ha quindi sviluppato una notevole esperienza e sensibilità rispetto alle problematiche specifiche, nonché un forte rapporto con gli operatori e tutti gli stakeholder direttamente o indirettamente coinvolti.
Una progettazione attenta ha fatto tesoro dell'esperienza, dei vincoli  e dei limiti del precedente sistema per una evoluzione che fosse da una parte radicale, senza però avere un impatto insostenibile per gli utilizzatori.

Principali criticità: 

 

Il nuovo sistema ha costituito un punto di discontinuità netto rispetto all'operatività cui gli utilizzatori erano abituati. Il cambiamento del paradigma di gestione dell'informazione (il dato come unità principale e necessaria e il documento come output) ha richiesto la modifica sostanziale del sistema, sebbene si sia cercato di mantenere una parziale continuità nell'esperienza d'uso. Tale aspetto, insieme all'incidenza non trascurabile degli errori di sviluppo emersi col rilascio, è risultato in una fase di avvio travagliata.
Il sistema è stato inizialmente accolto con molte critiche, legate sia a oggettivi malfunzionamenti che alla necessità di adeguarsi a nuove prassi. La criticità è stata superata dopo 2-3 mesi grazie all'insieme di attività di bug-fixing software e di un supporto all'utenza potenziato. Il servizio di help-desk e supporto che coprisse lo spettro completo delle tematiche, dagli aspetti tecnologici, alla parte amministrativa e procedimentale, è stato particolarmente importante nel superamento della fase critica.

Lezioni: 

 

In un progetto dall'impatto così importante dal punto di vista di numero di utenti e rilevanza delle pratiche in gioco è necessario dedicare risorse importanti al supporto all'utenza
Vista la dinamicità nell'evoluzione normativa e procedimentale, è necessario impostare le attività di progetto prevedendo di allocare risorse importanti per attività di manutenzione adeguativa ed evolutiva e prevedere un periodo di gestione ed evoluzione medio-lungo.

Trasferibilità: 

 

La metodologia utilizzata.

Supporto: 
  • Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Esperienza pubblicata il: 30/04/2020
Visualizzazioni: 62

Esperienza in breve

Realizzato da: 
Regione Sardegna
Obiettivo Tematico: 
OT2 (Crescita digitale) - RA 2.2
Ambito tematico: 
Ecosistemi
Servizi digitali
Data di avvio: 
03/07/2017
Durata prevista: 
24 mesi
Budget programmato: 
€ 1.695.000,00 + IVA
Programma: 
POR FESR Sardegna
Fonte di finanziamento: 
FESR

Modalità di scambio attivabili

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