Semplificare la Conferenza di Servizi

La conferenza di servizi dopo il D.Lgs. 127/2016. Un'esperienza di dialogo tra SUEAP ed enti terzi

 

L’esperienza ha permesso di testare e diffondere corrette modalità operative per l'attuazione degli interventi di semplificazione introdotti con D.Lgs. 127/2016 in tema di Conferenza di Servizi (CdS).
Realizzata dal Comune di Prato nell’ambito del Progetto RiformAttiva, l’esperienza aveva i seguenti obiettivi:

  • stabilire modalità e tempi dei rapporti intercorrenti con gli enti terzi coinvolti nel procedimento amministrativo, per creare raccordo tra il procedimento principale SUAP/SUE e la CdS;
  • definire documento operativo condiviso per l’individuazione di iter e modalità di gestione dei singoli procedimenti;
  • stabilire i casi in cui occorre l’indizione della CdS, definendo il numero minimo di enti coinvolti oltre l’amministrazione procedente
  • definire i casi nei quali occorre lo svolgimento della CdS sincrona (in modalità simultanea), direttamente per la complessità del procedimento oppure a seguito del fallimento della CdS asincrona (in modalità semplificata).

Con il supporto di Formez PA, il progetto si è sviluppato in un confronto costante con gli enti terzi - in particolare con il coinvolgimento di Regione Toscana - e con i SUAP degli altri Comuni del territorio provinciale, conseguendo i seguenti risultati:

  • individuazione e sperimentazione della piattaforma informatica per l’indizione e lo svolgimento della CdS, piattaforma messa a punto da Regione Toscana
  • sviluppo di una proficua sinergia tra amministrazione procedente ed enti terzi
  • ampliamento della conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
  • definizione di documenti finali tecnico-operativi, tra cui schema d'accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Motivazione e obiettivi: 

 

Le motivazioni del progetto sono riconducibili:

  • alla necessità di superare vecchi schemi procedurali all'interno dell'amministrazione procedente e degli enti terzi;
  • all'esigenza di creare consapevolezza negli addetti ai lavori sull'entità della riforma e del suo impatto nella gestione della CdS, per il rispetto dei termini, la formazione del silenzio-assenso e la corretta formulazione delle determinazioni conclusive della CdS;
  • al bisogno di individuare nuove risorse informatiche che consentissero lo sviluppo di un tavolo virtuale di lavoro per la gestione della conferenza asincrona. 

Gli obiettivi perseguiti:

  • individuare e sperimentare una piattaforma informatica per l'indizione e lo svolgimento della CdS
  • sviluppare una sinergia tra amministrazione procedente e gli enti terzi
  • conseguire una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
  • definire documenti tecnico-operativi conclusivi, tra cui uno schema d'accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Attività: 

 

Come da cronoprogramma, sono state svolte le seguenti attività:

  1. individuazione di regimi di ulteriore semplificazione rispetto al D.Lgs. 222/2016, come ad esempio individuando in modo uniforme per tutti i Comuni della provincia alcune attività in SCIA invece che in autorizzazione
  2. individuazione degli iter per la gestione degli endoprocedimenti nei quali partecipano Questura e CCIIA, in particolare per quelle attività che prima non coinvolgevano il SUAP in conferenza di servizi.
  3. accompagnamento on the job con il coinvolgimento delle amministrazioni del territorio
  4. definizione di documenti operativi per la gestione dei procedimenti
  5. analisi e revisione della modulistica per la comunicazione agli enti terzi e l'indizione della CdS
  6. partecipazione alla redazione dei documenti conclusivi tecnico-operativi.
Destinatari: 

 

Sono destinatari del progetto le amministrazioni coinvolte nella gestione della CdS, sia come procedente che come enti terzi.

Modalità di selezione e attuazione dell’esperienza progettuale: 
  • Convenzione
Soggetti coinvolti per l'elaborazione e la realizzazione: 

 

Amministrazione procedente:

  • Comune di Prato, Servizio Governo del territorio

Enti terzi:

  • Regione Toscana
  • Prefettura di Prato
  • Questura di Prato
  • Soprintendenza Archeologia, Belle arti e Paesaggio di Firenze, Pistoia e Prato
  • Comando Provinciale dei Vigili dei Fuoco di Prato
  • Camera di Commercio di Prato
  • Agenzia dei Monopoli di Firenze
  • Azienda U.S.L. Toscana Centro
  • ARPA per la Toscana

Altri SUAP coinvolti:

  • Comune di Carmignano
  • Comune di Montemurlo
  • Comune di Poggio a Caiano
  • Unione dei Comuni Val di Bisenzio
Gruppo di lavoro: 
Composizione gruppo di lavoro: 
  • Personale interno appartenente a più unità organizzative (Servizio Governo del Territorio e Centro Elaborazione Dati), personale di altri enti (esperti giuridici e tecnici informatici di Regione Toscana) e personale esterno (Formez PA).
Collaborazioni: 

 

Non sono state attivate collaborazioni.

Principali output realizzati dall'esperienza: 

 

Nell'ambito del progetto sono stati realizzati, con il supporto di Formez PA e di Regione Toscana, n. 3 documenti tecnico-operativi relativi a:

  1. documento sulle procedure di controllo delle SCIA
  2. documento per la gestione delle CdS
  3. scheda di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.

È stato individuato in quello proposto da Regione Toscana il software per la gestione informatica della CdS.

Risultati attesi: 

 

  • individuare e sperimentare una piattaforma informatica come strumento per creare il tavolo di lavoro virtuale per la gestione informtica della cds
  • sviluppare una sinergia tra l'amministrazione procedente e gli enti terzi
  • con il supporto degli esperti che hanno accompagnato il Comune nella realizzazione del progetto, chiarire i dubbi interpretativi insorti, a partire dal numero minimo di enti coinvolti, oltre l’amministrazione procedente, necessario per l’indizione della CdS
  • conseguire una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
  • definire documenti tecnico-operativi e uno schema di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi.
Risultati raggiunti: 

 

  • individuata e sperimentata la piattaforma informatica sviluppata ad hoc da Regione Toscana come strumento per creare il tavolo di lavoro virtuale a cui tutti gli attori possano rapportarsi e dove ciascuno possa depositare il proprio parere, reciprocamente visibile
  • sviluppata una proficua sinergia tra amministrazione procedente e enti terzi, che hanno partecipato attivamente agli approfondimenti, contribuito all’implementazione e al miglioramento della piattaforma e alla definizione di uno schema di accordo formale per la gestione dei procedimenti SUAP/SUE
  • il lavoro degli esperti che hanno accompagnato il Comune nella realizzazione del progetto ha chiarito i dubbi interpretativi che erano insorti, a partire dal numero minimo di enti coinvolti (due!), oltre l’amministrazione procedente, necessario per l’indizione della CdS
  • conseguita una diffusa conoscenza della normativa e degli schemi procedimentali da parte degli addetti
  • definiti due documenti finali tecnico-operativi (uno sulle procedure di controllo delle SCIA, l’altro per la gestione delle conferenze di servizi) e uno schema di accordo tra Comune di Prato ed enti terzi, tutti presentati e consegnati agli enti terzi e ai SUAP della Provincia.
Punti di forza: 

 

  • opportunità del contatto e del confronto con esperti della materia, contigui alle fonti normative della riforma, in grado di offrire consulenza specialistica, risposta qualificata ai quesiti e valido accompagnamento on the job, in particolare per il coinvolgimento degli enti terzi e il raggiungimento della sinergia con essi
  • opportunità favorevoli sono state offerte dal progetto anche agli enti terzi. Essi, nel prendere consapevolezza del proprio ruolo, degli strumenti disponibili e/o mancanti e degli eventuali necessari adeguamenti, hanno potuto percepire gli indubbi vantaggi di una volontaria adesione ad un protocollo d’intesa che evidenzi i compiti di ciascuno
  • sono stati superati vecchi schemi procedurali e metodologie sclerotizzate, a favore di un processo sinergico da cui consegua nell’effettiva operatività la ratio della riforma

Più in generale, grazie al supporto di Formez PA, il progetto si è sviluppato in un confronto costante con gli enti terzi, Regione Toscana e i SUAP degli altri Comuni del territorio provinciale. Il coinvolgimento di questi soggetti, insieme all’accompagnamento e al confronto costante durante la sperimentazione, hanno permesso la creazione e il consolidamento di una rete e il riconoscimento del ruolo di regia del SUAP.

Principali criticità: 

 

  • deficit di consapevolezza degli addetti dell’amministrazione procedente e degli enti terzi sull’entità della riforma e sul suo impatto sulla gestione procedimentale della CdS; questo soprattutto in relazione alle esigenze di chiarezza dei pareri, che risultavano spesso interlocutori invece di chiarire l’assenso, il dissenso o l’assenso condizionato.
  • deficit di risorse informatiche per la gestione della CdS asincrona e di un tavolo di lavoro virtuale, risolte con l’individuazione e sperimentazione della piattaforma regionale.
  • rapporto tra enti partecipanti al progetto e i relativi enti statali di riferimento. In alcuni casi, infatti, le modalità di azione dell’ente partecipante necessitano di un’approvazione da parte dell’ente di appartenenza (ad esempio, nel caso di Prefettura e Ministero dell'Interno). Sarebbe stato più efficace risolvere queste fattispecie all’inizio della progettazione dello schema di accordo.
Lezioni: 

 

  • necessità di individuare una metodologia di lavoro che coinvolga fin dall’inizio tutti gli attori coinvolti nel procedimento
  • far tesoro degli approfondimenti normativi già consolidati sul tema della semplificazione amministrativa
  • fare squadra e riconoscersi come membri di una rete
  • evitare ogni appesantimento burocratico, anche in ragione della scarsità di personale, valorizzando le risorse informatiche, definendo in modo chiaro ruoli e responsabilità e puntando sulla chiarezza di documenti e pareri
Trasferibilità: 

 

Gli elementi di maggiore trasferibilità sono il metodo di lavoro assunto – attraverso il coinvolgimento costante degli enti partecipanti – e i documenti tecnico-operativi prodotti.

Supporto: 
  • Testimonial/relatore nell’ambito di seminari o laboratori per scambio di esperienze
Esperienza pubblicata il: 18/06/2019
Ultimo aggiornamento: 01/01/1970
Visualizzazioni: 166

Esperienza in breve

Realizzato da: 
Comune di Prato
Obiettivo Tematico: 
OT11 - RA 11.3
Ambito tematico: 
Semplificazione delle procedure
Data di avvio: 
01/01/2018
Durata prevista: 
12 mesi
RiformAttiva
Beneficiario: 
Dipartimento della Funzione Pubblica
Obiettivo Tematico: 
OT11 - RA 11.3
Azione: 
  • 1.3.5
Durata prevista: 
36 mesi
Budget programmato: 
€ 7.000.000,00
Programma: 
PON Governance e capacità istituzionale
Fonte di finanziamento: 
FSE

Modalità di scambio attivabili

Seminari e Laboratori

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